Dedy Purwanto

Berganti Klien Email

28 Jan 2014

Saya adalah pengguna GMail, seperti pengguna GMail yang lainnya, saya menggunakan GMail web-client. Saya masih ingat kira-kira tahun 2007 lalu ketika pertama kali mendaftar GMail, interface GMail sangat polos dan ketika itu saya masih lebih suka interface Yahoo! Mail. Setelah beberapa tahun berpindah-pindah antar GMail dan Yahoo!, saya mulai merasakan interface, GMail meskipun lebih polos, ternyatak jauh lebih solid dan konsisten dibanding Yahoo!, saya pun perlahan memindahkan semua aktifitas email saya dari Yahoo! ke GMail.

Selama beberapa tahun selanjutnya, saya adalah pengguna berat GMail web-client, banyak sekali fitur-fitur GMail web client yang saya sukai, search yang benar-benar functional, fitur filter, label dan folder yang jika digabungkan, akan membuat manajemen email menjadi sangat mudah. Folder adalah tempat dimana kita bisa memasukan email, kemudian label adalah fitur dimana kita bisa men-tag email, ketika email hanya diberi label, maka dia akan tetap muncul di inbox, sehingga kita sadar tentang keberadaannya, biasanya ini untuk email-email yang penting, sementara untuk yang tidak penting, email tersebut bisa langsung berpindah ke folder tertentu tanpa harus melewati inbox.

img

Salah satu approach saya dalam email sehari-harinya adalah Inbox Zero, yaitu bagaimana memisahkan email yang sudah kita handle (reply/take action) dengan yang belum. Approach ini adalah vital karena ketika melakukan berbagai macam komunikasi via email, saya sering terlewat mana yang belum di handle, saya sempat membuat todo-list terpisah untuk mencatat email mana yang harus saya handle.

Di GMail, ada dua section di bagian inbox, read dan unread, kemudian ada folders, label dan filter. Untuk mencapai inbox zero, di Gmail saya sering menggabungkan folders, labels dan filter, agar semua email yang tidak perlu di handle (cth: notifikasi, newsletter, etc) akan otomatis masuk ke folder tertentu tanpa harus melewati inbox, sedangkan email yang penting harus masuk inbox sampai nanti saya mark as read (dengan membuka email tersebut).

Selama beberapa tahun, cara seperti ini cukup jitu, namun saya mulai berfikir ketika suatu saat nanti jika suatu saat nanti saya harus meninggalkan GMail, mungkin karena servicenya ditutup atau alasan lain, saya harus bisa tetap menggunakan email seperti biasa tanpa harus dipusingkan dengan migrasi. Bagi saya email yang sustainable sangat penting, dan mungkin sama halnya seperti migrasi blog kemarin, kemungkinan suatu saat nanti saya harus berpindah platform, tapi tidak berpindah protokol (email).

Akhirnya saya mulai mencoba-coba untuk tidak bergantung pada GMail, salah satunya adalah dengan tidak terlalu banyak menggunakan fitur-fitur yang spesifik ke GMail, seperti penggabungan folders, labels dan filters seperti diatas. Saya mulai harus mengubah pattern email saya menjadi lebih umum: Email masuk -> sortir -> take-action -> pindahkan ke folder.

Dengan pola tersebut, saya bisa menggunakan hampir email client apapun (desktop / web) tanpa harus spesifik ke platform tertentu, dan tentunya ini akan lebih fleksibel ketika suatu saat nanti saya harus berpindah platform.

Setelah menghabiskan beberapa jam membersikan inbox saya, akhirnya saya bisa mengaplikasikan pola ini. Setelah dilihat-lihat, ternyata cara saya menggunakan email selama ini cukup tidak beraturan, banyak pesan yang sudah dibaca tapi tetap masuk di inbox, dimana seharusnya mereka sudah dipindahkan ke folder yang sesuai. Kenapa? karena ketika menggunakan email klien yang lain, seperti Outlook atau Apple Mail, semua pesan ini akan muncul di inbox, ini dikarenakan email klien yang lain tidak memisakan antara inbox yang sudah di read dan unread.

Setelah memindahkan ribuan email ke folder dengan rapi, saya memutuskan untuk mencoba desktop email client AirMail. AirMail adalah aplikasi desktop email hasil reinkarnasi SparrowMail, dekstop email yang sempat booming karena integrasi kuat dengan GMail, namun setelah SparrowMail dibeli oleh Google, aplikasi ini berhenti dikembangkan dan tidak ada sinyal untuk dilanjutkan, sehingga saya memilih AirMail, yang secara harga dan fitur jauh lebih kompetitif dibandingkan dengan SparrowMail.

Selama beberapa hari ini cukup cocok dengan klien ini, meskpun ada satu dual hal yang tidak pas (sama seperti software apapun), tapi saya mulai berkomitmen untuk menjadi dari email platform tertentu dengan memperbaiki pola ber-email saya. Sekarang setiap email masuk saya akan mensortir manual dan memindahkannya ke folder yang sesuai (tanpa label), multiple account yang saya gunakan di GMail untuk personal dan pekerjaan juga tetap bisa dipakai di AirMail dengan menggunakan Alias.

img

All in all, ini adalah percobaan saya untuk menjauh dari platform-spesifik email, memperbaiki pola saya dalam menggunakan email, dan mencoba alternatif desktop email client yang mudah-mudahan bisa saya pakai hingga beberapa tahun kedepan tanpa harus memikirkan lagi platform email apa yang saya gunakan.





© Dedy Purwanto | Archives